Dúvidas Frequentes

O que pode ser considerado “Evento”?

Ação que implica na apresentação e, ou, exibição pública, livre ou com clientela específica, do conhecimento ou produto cultural, artístico, esportivo, científico e tecnológico desenvolvido, conservado ou reconhecido pela universidade. Pode ser: Assembleia; Campanha; Campeonato; Ciclo e Estudos; Cinema; Circuito; Colóquio; Concerto; Concurso; Conferência; Congresso; Conselho; Coral; Debate; Dia de Campo; Encontro; Escola de Férias; Espetáculo; Exibição Pública; Exposição; Feira; Festival; Fórum; Jornada; Lançamento; Leilão; Maratona; Mesa Redonda; Minicurso; Mostra; Olimpíada; Palestra; Reunião; Semana; Semana Acadêmica; Seminário; Show; Simpósio; Teatro; Torneio; outros.

(Fonte: RAEXhttps://www2.dti.ufv.br/raex/scripts/saibaMais.php)

1- O que são Eventos Institucionais?

São aqueles promovidos e coordenados por unidades acadêmicas ou administrativas da Universidade Federal de Viçosa, e aprovados pela Comissão de Pró-Reitores.

2- O que são eventos Não-Institucionais em Parceria?

São aqueles realizados por segmentos externos à UFV que, embora não tenham vínculo, tem o apoio ou a parceria de unidades acadêmicas ou administrativas da instituição e aprovados pela Comissão de Pró-Reitores.

O que são Eventos Não-Institucionais?

São aqueles não promovidos por unidades acadêmicas ou administrativas da Universidade Federal de Viçosa e aprovados pela Comissão de Pró-Reitores.

Quem é o coordenador do evento?

Servidor ativo da UFV que esteja organizando e promovendo o evento.(Eventos Institucionais)

A pessoa externa à UFV que esteja organizando e promovendo o evento, devendo preencher o campo coordenador do evento.(Eventos Não-Institucionais e Não-Institucionais em Parceria)

Quem é o Parceiro do Evento?

O servidor da unidade administrava ou acadêmica da UFV, como exemplo: Professor, Chefe de Departamento, Pró-Reitor, Diretor. (Para eventos Não-Institucionais em Parceria)

Quem é o Chefe da Unidade?

A chefia imediata do coordenador que está preenchendo a proposição de evento, tal como Chefe de Departamento, Diretor de Centro, Pró-Reitor, Chefe de Divisão dentre outros, da Universidade Federal de Viçosa.

Exemplo: Se um professor do Departamento de Educação é o coordenador do evento, o Chefe do Departamento de Educação é quem terá que assinar e carimbar o campo “Chefe da Unidade”.

Quem assina a proposição de evento?

Obrigatoriamente a pessoa que preencher o campo coordenador do evento deverá assinar as páginas correspondentes ao Termo de Compromisso, Descritivo e Programação do Evento; o Parceiro assina e carimba (carimbo de servidor da UFV) no Campo Parceria e também no campo correspondente ao Termo de Compromisso; e o Chefe da Unidade em casos de Eventos Institucionais.

Todas as solicitações que implicam na utilização de algum espaço da UFV, obrigatoriamente, passam pela avaliação na reunião da Comissão de Pró-Reitores?

Sim. Caso não se enquadre na categoria “Evento” gentileza formalizar a solicitação por meio de ofício à Divisão de Eventos, para que seja encaminhada e avaliada pela Comissão de Pró-Reitores.

Como são feitas as reservas dos Espaços?

As pré-reservas podem ser feitas por telefone, e-mail e pessoalmente na secretaria da Divisão de Eventos e têm-se um prazo de 3 dias úteis para a entrega da Proposição de Evento devidamente preenchida e assinada. Se dentro deste prazo a Proposição de Evento não for entregue esta será cancelada e a data ficará disponível.

O Espaço se torna “reservado” assim que a Proposição de Evento preenchida corretamente seja entregue à Divisão de Eventos. O que não garante a autorização do evento que ainda precisará passar pela avaliação da Comissão de Pró-Reitores.

Com quanto tempo de antecedência ao evento devo encaminhar a Proposição de Evento?

As Proposições de Evento somente serão aceitas com um prazo mínimo de 30 dias que antecedem ao evento. Não serão aceitas proposições fora deste prazo.

Como proceder para divulgar um evento nas estruturas banner horizontal/vertical?

A reserva deverá ser feita por telefone, e-mail ou pessoalmente e a arte encaminhada juntamente com um ofício ou C.I. que constem nome do evento, período de exposição e nome do coordenador do evento para que a mesma seja avaliada pela Comissão de Pró-Reitores. O período de exposição é de 7 dias.

Na hora do evento o técnico de som estará disponível?

Sim. O técnico de som estará disponível durante a realização do evento de acordo com a escala de técnicos da Divisão de Eventos.

Atenção: o horário de pré e pós-evento não garante obrigatoriedade de presença do técnico, esses horários são destinados a organização e ajustes do espaço por parte da organização do evento, mesmo com esses horários já definidos em proposição ainda é necessário entrar em contato com a DEV e agendar horário para testes(caso seja de interesse da organização), não havendo contato o técnico estará no local meia hora antes do horário inicial do evento(não do pré-evento).

Quais equipamentos disponíveis nos Auditórios? O que o coordenador deverá providenciar?

Por padrão temos disponíveis nos auditórios os seguintes equipamentos:

– 3 microfones com fio na mesa principal.

– 1 microfone com fio na tribuna do cerimonialista.

– 2 microfones sem fio.

– Mesa de som.

– Caixas de som fixas no espaço.

– Projetor datashow.

O coordenador deverá levar seu próprio notebook e pilhas/baterias para os microfones sem fio(consultar o modelo correto para cada auditório)

OBS: O teatro do DED encontra-se em processo de reestruturação e não possui os equipamentos supracitados, podendo serem requisitados junto a DEV e montados no espaço conforme disponibilidade.

A DEV empresta equipamentos para serem utilizados em Departamentos e outros locais? Quais? Como devo proceder para solicitar?

Sim, temos disponíveis alguns kits que atendem pequenos ambientes como salas de aula, hall de departamentos e similares. O coordenador encaminha um e-mail ou C.I. com dados do evento, dia e horário e os técnicos de som verificam se há disponibilidade para tal empréstimo, lembramos que os equipamentos são para uso em atividades acadêmicas.

Quais eventos deverão ser registrados no RAEX?

Todos os eventos Institucionais deverão ser, obrigatoriamente, registrados RAEX e todos os servidores da UFV têm acesso automático ao Sistema. Assim que lançado, será gerado um código provisório, de preenchimento obrigatório na Proposição de Evento. (“Número de Registro Do RAEX”).

Quando meu evento terá o número definitivo do registro no RAEX?

Assim que a Proposição de Evento for aprovada na Reunião da Comissão de Pró-Reitores, salvo algumas exceções.